Privacyverklaring
Hoe wij omgaan met persoonsgegevens op onze website, bij events en bij onze abonnementen. Versie september 2026.
1. Wie is verantwoordelijk
Smart Conferencing is een handelsnaam van Altijd Internet BV, onderdeel van PerfectContact.ai, Veenschapsweg 31, 7741 NK Coevorden, KvK 98882147. Vragen over privacy: visual@smart-conferencing.nl of 085-5808444.
2. Welke gegevens we verwerken en waarom
| Situatie | Gegevens | Doel en grondslag |
|---|---|---|
| Reservering of offerte via de eventconfigurator | Naam, bedrijf, e-mail, telefoon, adres en postcode van de eventlocatie, datum, gekozen samenstelling, bedrijfskleur | Je aanvraag beoordelen, bevestigen, uitvoeren en factureren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. |
| Adres- en bedrijfscheck in de configurator | Postcode en huisnummer | Reisafstand berekenen en het bedrijf op het adres voorstellen. We sturen alleen postcode en huisnummer naar PDOK (Kadaster) en OpenKVK (overheid.io); geen naam of e-mail. Grondslag: gerechtvaardigd belang (correcte prijs). |
| Overleg plannen via Microsoft Bookings | Naam, e-mail, gekozen tijdstip, eventuele toelichting | Een videogesprek inplannen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst / precontractueel. |
| Hybride event via ons platform | Namen en e-mailadressen van deelnemers die jij aanlevert; beeld en geluid van sprekers en zaal; chatberichten; automatische ondertiteling | Deelnemers uitnodigen en het event technisch verzorgen. Wij doen dit in opdracht van de organisator (verwerker). De organisator informeert deelnemers. |
| Opname en aftermovie | Beeld en geluid van aanwezigen | Het afgesproken eindproduct leveren. In opdracht van de organisator, die zorgt voor informatie en waar nodig toestemming van aanwezigen. |
| Meeting bar, beschikbaarheidsscherm en Company TV | Agenda-informatie (titel, tijd, organisator van reserveringen), content die je zelf plaatst | Bezetting tonen en content afspelen. In opdracht van de klant (verwerker); data staat op een Europees cloudplatform. |
| Klantadministratie en facturatie | Contactgegevens, bedrijfsgegevens, factuur- en betaalgegevens | Facturen sturen, boekhouding voeren. Grondslag: overeenkomst en wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht). |
| Websitebezoek | Geanonimiseerd IP-adres, apparaat- en browsertype, bezochte pagina's | Statistieken om de website te verbeteren (Google Analytics met IP-anonimisering). Grondslag: gerechtvaardigd belang; alleen na jouw keuze als een cookiebanner van toepassing is. |
3. Met wie we gegevens delen
Wij verkopen geen gegevens. We delen ze alleen met partijen die nodig zijn om onze dienst te leveren, en sluiten met hen verwerkersovereenkomsten of vertrouwen op hun standaardvoorwaarden onder de AVG:
- Web3Forms — verzendt het reserveringsformulier van de website als e-mail naar ons.
- Microsoft 365 (Bookings, Outlook, Teams) — planning, e-mail en videovergaderingen. Gegevens worden opgeslagen in datacenters binnen de EU.
- Zoom en Cisco Webex — alleen als we die platformen voor jouw event inzetten.
- Moneybird — offertes, facturen en boekhouding.
- Joan (Visionect) — Europees cloudplatform voor beschikbaarheidsschermen en Company TV.
- PDOK / Kadaster en overheid.io (OpenKVK) — adres- en bedrijfsgegevens opzoeken op basis van postcode en huisnummer.
- Google Analytics — websitestatistieken, geanonimiseerd.
- TransIP — hosting van de website in Nederland.
Wij geven gegevens alleen door buiten de EU als daarvoor passende waarborgen gelden, zoals het EU-US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Aan overheidsinstanties verstrekken we alleen gegevens als we daartoe wettelijk verplicht zijn.
4. Hoe lang we gegevens bewaren
- Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: 12 maanden na het laatste contact.
- Klant- en opdrachtgegevens: gedurende de relatie en daarna 7 jaar (fiscale bewaarplicht voor administratie).
- Deelnemerslijsten en uitnodigingen voor een event: 30 dagen na het event.
- Opnames en aftermovies: wij verwijderen onze kopie 60 dagen na levering, tenzij anders afgesproken.
- Agenda-informatie op schermen: alleen zolang nodig om de bezetting te tonen; niet door ons bewaard.
- Websitestatistieken: maximaal 14 maanden.
5. Cookies
Bij je eerste bezoek vragen we via een cookiemelding of we Google Analytics mogen gebruiken. Pas na jouw akkoord plaatsen we analytische cookies (_ga, _ga_*; bewaartermijn maximaal 14 maanden) om het gebruik van de site geanonimiseerd te meten. Kies je "Weigeren", dan plaatsen we alleen één functioneel cookie dat je keuze onthoudt. We plaatsen geen advertentie- of trackingcookies van derden. Je kunt je keuze altijd wijzigen via de link "Cookies" onderaan de website of door cookies in je browser te verwijderen.
6. Beveiliging
We beveiligen gegevens met maatregelen die passen bij de gevoeligheid ervan: versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeheer met tweestapsverificatie op onze systemen, wachtwoorden en wachtkamers op onze videovergaderingen, en beperkte toegang tot opnames. Merk je een beveiligingsprobleem, meld het dan via visual@smart-conferencing.nl.
7. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking en overdracht van je gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Stuur je verzoek naar visual@smart-conferencing.nl; wij reageren binnen een maand en kunnen je vragen je te identificeren. Ben je deelnemer aan een event van een van onze klanten, dan verwijzen we je waar nodig door naar de organisator. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
8. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze diensten of de wet veranderen. De actuele versie staat altijd op www.smart-conferencing.nl. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we bestaande klanten per e-mail.
Smart Conferencing is een handelsnaam van Altijd Internet BV · Veenschapsweg 31, 7741 NK Coevorden · visual@smart-conferencing.nl · 085-5808444 · KvK 98882147